Encarar un nuevo proyecto tecnológico siempre conlleva un desafío. Y, sin duda, que todos los intervinientes puedan acordar y llevar a buen término el trabajo es uno de ellos. Hoy te contamos cómo identificar a los stakeholders del proyecto y lograr los resultados previstos.
¿Quiénes son los stakeholders y por qué son importantes?
Los stakeholders (o interesados) son todas las personas que pueden influir o que se ven afectadas por el proyecto (quieran o no). Están involucradas, de alguna manera, en el proceso de toma de decisiones. Es importante tener en cuenta que no todos los que se verán afectados por tu proyecto podrán opinar sobre su desarrollo.
Lo primero es identificar a los stakeholders y, luego, determinar el interés que tienen en el proyecto y el poder o influencia sobre él. Con esta información, deberías armar un mapa de análisis y ubicar a todos en algún cuadrante:
Según las categorías de la imagen anterior:
- Mantén a los apáticos informados con cierta regularidad. No les interesa mucho el proyecto ni tienen demasiado poder.
- Procura que los defensores estén al tanto de los avances con más frecuencia y en detalle. Están muy involucrados, pero no tienen un poder trascendental.
- Intenta que los latentes estén satisfechos e informarlos. Aunque tienen bastante poder, no están muy involucrados en el proyecto.
- Involucra a los promotores, intenta administrarlos de cerca. Son los que pueden frenar el proyecto en cualquier momento. Definitivamente son los stakeholders más importantes, porque financian y/o promueven el proyecto.
Saber esto te permitirá armar un plan de comunicación eficaz que determine la frecuencia, el canal y el tipo de información que deberías compartir con cada uno.
Asimismo, cabe mencionar que los stakeholders pueden clasificarse, también, en:
- Internos: los directores de proyecto, el equipo del proyecto, los gerentes de producto, etc.
- Externos: los clientes, los proveedores, los subcontratistas, el gobierno, los usuarios, los inversores.
Ventajas de gestionar los stakeholders correctamente
- Obtener más apoyo y diferentes tipos de recursos, a saber: económicos, humanos, informativos y de equipamiento.
- Aumentar la visibilidad de los proyectos, especialmente para los participantes que son ejecutivos.
- Prevenir que se presenten obstáculos costosos más adelante, en el ciclo del proyecto.
- Comunicarte a través de los canales correctos y en el momento adecuado.
- Compartir información relevante con los participantes de acuerdo con el nivel de influencia o participación de cada uno.
4 simples pasos para armar un plan
Básicamente, puedes identificar a los stakeholders del proyecto haciéndote una simple pregunta: ¿El trabajo que estoy haciendo afectará a esa persona?. Si la respuesta es un sí, es probable que forme parte del grupo de interés del proyecto.
Para hacer un buen mapa de los stakeholders, deberías seguir los siguientes pasos:
1. Identificar y clasificar a los stakeholders, respondiendo estas preguntas:
- ¿Para quién es importante este proyecto?
- ¿Quiénes se verán afectados por este proyecto?
- ¿Quiénes pueden influir en este proyecto? (si pueden cancelarlo, cambiar el rumbo o darte más recursos; es decir, si tienen poder de decisión).
- ¿Quién puede aprobar/rechazar este proyecto?
2. Determinar la influencia y el interés de cada uno (alta o baja). Según estos índices, puedes colocar a cada uno en un cuadrante de la imagen que comentamos anteriormente.
3. Comprender sus necesidades para saber gestionar las relaciones. Piensa qué le interesa, para saber qué información le vas a compartir.
4. Mantenerlos informados. Armar el plan, diagramarlo y ejecutarlo son los últimos pasos clave. Define quiénes serán los responsables de informar y con qué frecuencia.
En fin, esperamos que estas acciones te sirvan para conocer en detalle a los stakeholders del proyecto y conseguir los resultados que te propongas. Recuerda siempre que la estrategia fundamental es mantenerlos debidamente informados.
